酒泉市高新園人力資源有限責(zé)任公司外派員工檔案管理制度
更新時(shí)間：2021-01-22 13:38:12 | 點(diǎn)擊次數(shù)：935次
為進(jìn)一步建立健全公司規(guī)章制度，維護(hù)公司及外派員工的合法權(quán)益，避免糾紛產(chǎn)生，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對(duì)勞務(wù)外派員工的聘用及管理，請(qǐng)各部門相互配合，嚴(yán)格執(zhí)行。
第一條 基本原則
公司招聘錄用外派員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則，檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)外派員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。
第二條 基本要求
檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司對(duì)檔案的有效利用。
（一）檔案的完整：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全配套，不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁(yè)，雜亂無(wú)章；另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地割裂分散，或者零亂堆砌。
（二）檔案的安全：一方面，從檔案的物質(zhì)安全上說，要努力采取科學(xué)措施，對(duì)外派員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命；另一方面，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
第三條 外派員工個(gè)人檔案的形成
嚴(yán)格遵守外派員工的招錄流程，并將外派員工在各階段簽署形成的書面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入外派員工個(gè)人檔案，編號(hào)歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目：
（一）應(yīng)聘登記表。
（二）筆試成績(jī)表及面試評(píng)價(jià)表。
（三）體測(cè)表。
（四）體檢表。
（五）培訓(xùn)登記表。
（六）考核登記表。
（七）社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息采集表。
（八）外派員工告知書。
（九）無(wú)犯罪記錄證明（聲明）。
（十）個(gè)人承諾書。
（十一）勞務(wù)協(xié)議或勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議原件。
（十二）外派員工手冊(cè)簽收憑證（公司聯(lián)）。
（十三）個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件。
（十四）員工離職相關(guān)材料。
（十五）解除（終止）合同證明。
（十六）其他與外派員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。
第四條 檔案管理
（一）管理部門 外派員工檔案歸口公司綜合辦公室，歸入人事檔案類別，與公司其他檔案分類編輯，統(tǒng)一管理。
（二）歸口管理
1.歸檔前，要對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別，按照材料的屬性、內(nèi)容、編號(hào)確定其歸檔的具體位置。
2.歸檔時(shí)要對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。
3.及時(shí)將新材料歸入檔案中。
（三）檔案的查（借）閱
1.查（借）閱外派員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可，特殊情況下須經(jīng)董事長(zhǎng)審批，并進(jìn)行借閱登記。
2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后，可以出具證明材料。
3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查（借）閱記錄。檔案借閱最長(zhǎng)時(shí)間為一周，若借閱人未按規(guī)定及時(shí)歸還所借檔案，檔案管理人要及時(shí)催還，必要時(shí)為其續(xù)辦延長(zhǎng)借閱手續(xù)，并要求到期歸還。
4.檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料，并在檔案歸還時(shí)核對(duì)材料是否完整或損壞，如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
（四）檔案的保存和銷毀
1.檔案管理人員不得對(duì)檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散。
2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，防治霉變、蟲蛀，防火、防水、防盜。
3.檔案原則上永久保存，對(duì)于已辭（退）職外派員工的個(gè)人檔案，原則上自離職之日起10年后方可銷毀，銷毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好銷毀記錄。
第五條 制度生效
（一）本檔案管理制度自即日起開始實(shí)施，在實(shí)施過程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷進(jìn)行完善，重新編輯或編制補(bǔ)充文件附于本文件之后。
（二）《外派員工檔案借閱申請(qǐng)單》、《外派員工檔案借閱登記表》、《外派員工檔案銷毀申請(qǐng)單》作為本文件附件。
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